Quando un manager lavora sul sistema lo fa perché vuole liberarsi dall’operare continuamente in modalità reattiva invece che proattiva.
La modalità reattiva succede a causa degli errori e delle falle che un sistema che non funziona genera costantemente.
Il lavoro del manager continuerà in modalità reattiva all’infinito se il manager stesso invece di lavorare sul sistema continuerà solo a reagire ai problemi.
Purtroppo alcuni manager dopo anni e anni di lavoro in modalità reattiva arrivano a credere che il loro lavoro sia veramente quello.
Sentono che stanno lavorando solo quando e perché c’è un allarme. Se non c’è un allarme o una emergenza soffrono.
Un manager “illuminato” sa che le condizioni per dire di essere arrivato all’apice del successo si verificano solo quando riesce a rendersi non più necessario.
Secondo il dizionario treccani la definizione di sistema è la seguente:
Connessione di elementi in un tutto organico e funzionalmente unitario.
Nel mondo del business gli elementi del sistema sono i processi che lo compongono.
mentre con il “tutto funzionalmente unitario” è da intendersi come l’area delle proprie responsabilità.
Quindi lavorare sul sistema significa cambiare, aggiustare, modificare, migliorare i processi che si svolgono all’interno di: un’azienda intera, una funzione dell’azienda, un’area produttiva fatta di impianti che producono prodotti fisici oppure un’area dove il prodotto è un servizio.
Prendetevi 10 minuti per riflettere, in un luogo dove non ci siano distrazioni e interferenze, quindi contate e osservate con gli occhi delle mente i processi in atto nell’area di vostra responsabilità. Fatevi anche uno schema su un pezzo di carta se necessario…
Realizzate il fatto che tutti i processi in atto nella vostra area non sono altro che: esecuzioni sequenziali di attività lungo un arco di tempo.
Come fossero una serie di ingranaggi legati l’uno all’altro e ognuno con la propria funzione.
Immaginate la necessaria sequenza di azioni per far viaggiare un’automobile dal punto A al punto B. Andare verso la macchina, aprire la porta, accomodarsi sul sedile, mettere la cintura di sicurezza, prendere la chiave dal portaoggetti, inserire e girare la chiave nell’accensione, ….etc. , arrivare al punto A.
Immaginate la sequenza lineare di azioni per trovare un nuovo cliente, fare una presentazione, intervistare ed assumere un nuovo impiegato, nutrire la propria relazione con la moglie, con i figli, prendersi cura di un ammalato.
Tutte sequenze lineari di attività in un arco di tempo. Alcune più veloci altre più lente. Alcune si attivano solo se altre si sono compiute oppure si sono messe in moto.
A volte queste sequenze per funzionare hanno bisogno di altre sequenze che si innestano.
Se ci pensate bene non potrete non notare che l’universo intero (includete anche voi) è una meraviglia di sequenze lineari di attività ed eventi.
Lavorare sul sistema non deve mai prescindere dal conoscere gli Obiettivi per i quali il sistema è strutturato.
Dovrebbero essere chiari gli obiettivi ed anche i KPI (key performance indicators) che dicono se il sistema ha raggiunto gli obiettivi preposti.
Quindi per cominciare a lavorare sul sistema bisogna:
- Identificare il sistema di cui si è responsabili (andare oltre le apparenze)
- Definire gli obiettivi del sistema e i suoi KPI
- Fare la lista di tutti i sotto sistemi
- Fare la lista dei processi che compongono sistemi e sottosistemi
- Rendersi conto di quali sono i processi più importanti per la soddisfazione del cliente
Cominciare a monitorare i KPI di sistema e individuare i processi che producono errori.
Apparentemente il definire gli obiettivi del sistema è un esercizio facile ma nel prossimo articolo scoprirete che nasconde un’insidia maggiore.
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