Corso base introduttivo
“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni
(Lezione 10 di 10)
I 6 step per condurre un Workshop Pilota negli Uffici
Il Workshop Pilota è il “cuore” di tutta la Metodologia Lean Office poiché, in questa fase, si determinano i cambiamenti e i miglioramenti che fanno parte degli obiettivi stabiliti dalla Direzione.
Ed è anche la fase più delicata perché, inevitabilmente, si incontrano delle resistenze al cambiamento che bisogna imparare a gestire. In questa lezione daremo una overview degli step implementativi, giusto per dare un’idea precisa del lavoro che bisogna svolgere.
L’idea precisa riguarda i contenuti propedeutici che occorre implementare praticamente. Essendo questo un Corso Introduttivo è senz’altro più che sufficiente. Gli aspetti più “soft” che riguardano la comunicazione, la gestione del conflitto e la conduzione del Workshop, essendo un tema più vasto che richiede un impegno e una modalità diverse, sono trattate nel Corso successivo che troverete al termine di questa lezione “Advanced Lean Office”. Di seguito i 6 step per l’implementazione del Workshop Pilota:
1° Step – Situazione iniziale alla partenza del Workshop Pilota:
- Si parte con il Training iniziale sul TOM e le metodologie. Il Team Work, la comunicazione e la gestione del cambiamento occupano una parte centrale della formazione.
- Si eseguono una serie di fotografie per cristallizzare lo scenario attuale (as-is).
- Si eseguono una serie di interviste al personale, partendo dai responsabili dei singoli Uffici e funzioni.
2° Step – Analisi sprechi con la Spaghetti Chart:
- Questo secondo step prevede l’utilizzo della metodologia Office Losses Mapping e la Stratificazione delle perdite con l’analisi di Pareto. Lo scopo è intercettare tutte le perdite degli Uffici.
- Si esegue la Spaghetti Chart per rendere visibili le sacche di inefficienza
- Una volta eseguita la mappatura e la stratificazione delle perdite si utilizza la metodologia Problem Solving Cycle. L’obiettivo è aggredire le perdite e risolverle.
3° Step – Esecuzione primo Audit TOM:
- Alla partenza del workshop pilota si esegue il primo Audit TOM. Lo scopo è di mettere in evidenza tutte le problematiche, in modo da poter misurare e operare gli opportuni confronti, durante l’avanzamento delle attività.
4° Step – Valutazioni del Team e organizzazione attività:
- Dopo aver esaminato gli esiti della Office Losses Mapping, dell’analisi di Pareto, della Spaghetti Chart e del primo Audit, il Team Uffici definisce la strategia e le metodologie da implementare durante il workshop.
5° Step – Partenza fase operativa:
- Questo Step è fondamentalmente pratico. Normalmente, la prima attività consiste nell’implementazione della metodologia 5S Uffici. Le 5S permettono di creare un ambiente di lavoro gradevole, ordinato, pulito e organizzato, in tempi brevi.
6° Step – Standardizzazione e consolidamento:
- Il primo strumento, fondamentale per questo step, è lo Standard Work. La standardizzazione e la definizione delle regole permettono di garantire il mantenimento dei risultati. E di migliorarli, continuamente.
- Il secondo strumento è il Visual Management. Rendere visibili gli indicatori, l’andamento delle attività e dei risultati, permette di mantenere vivi l’interesse e la partecipazione delle persone.
- Che cos’è un Workshop
- Come si conduce un Workshop
- Team Working Management
- Le caratteristiche del Team Leader
- La gestione e l’annullamento del conflitto
- Cosa sono e come si implementano le 5S negli Uffici
- Criteri per l’estensione del Lean Office in azienda e nelle aziende del Gruppo
- Come patrimonializzare e capitalizzare le esperienze e i risultati (cross-fertilization)
- Esempi reali
- E altro ancora…
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A presto!
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Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.
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Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.